Control de vencimientos en tu botica
La merma por vencimiento es la pérdida más silenciosa de una botica: no aparece en ninguna cuenta hasta que abres la caja y ya no se puede vender. Así se controla sin libreta.
En este artículo
Un jarabe que caduca en el estante no avisa. No suena una alarma, no aparece en el cuaderno de ventas y no se nota al cuadrar la caja: simplemente, un día alguien lo coge para despachar, mira la caja, y lo devuelve al estante para tirarlo después.
Ese producto se pagó. Se pagó completo, al proveedor, meses atrás. Y a diferencia de una venta que no se hizo, una merma por vencimiento es dinero que ya salió.
Por qué la libreta no alcanza
Casi todas las boticas con las que hablamos controlan vencimientos de una de estas tres formas:
- A ojo, revisando estantes cada cierto tiempo.
- En una libreta, anotando los productos que vencen pronto.
- En un Excel, con una columna de fecha.
Las tres funcionan hasta que dejan de funcionar, y siempre por el mismo motivo: no distinguen lotes.
Cuando llega una compra nueva del mismo producto, en el estante conviven dos cajas idénticas con fechas distintas. La libreta dice «Amoxicilina 500 mg — vence en marzo», pero en el estante hay una de marzo y otra de septiembre. Quien despacha coge la que tiene más a mano — normalmente la que llegó última, porque está delante — y la de marzo se queda al fondo hasta que ya no sirve.
El problema no es no saber las fechas. Es que el producto y el lote no son la misma cosa, y cualquier sistema que los confunda va a fallar exactamente cuando más inventario tienes.
Lo que cambia al trabajar por lotes
Un lote es una entrada concreta: esta caja, comprada este día, a este proveedor, con esta fecha de vencimiento y este costo. El mismo producto puede tener cinco lotes vivos a la vez, cada uno con su fecha.
Cuando el inventario está organizado así, tres cosas dejan de depender de que alguien se acuerde:
Se despacha primero lo que vence antes
Al registrar una venta, el sistema descuenta del lote con la fecha de vencimiento más próxima. Es la regla que en almacenes se conoce como FEFO —first expired, first out, primero en vencer, primero en salir— y es lo contrario de lo que pasa de forma natural en un estante, donde sale primero lo que está delante.
No hay que recordarla ni entrenar a nadie en ella: es lo que ocurre por defecto cada vez que se despacha.
Cada movimiento queda escrito
Toda entrada y toda salida se anota con su fecha, su motivo y quién la hizo. Eso es el kardex, y sirve para la pregunta que aparece siempre tarde: «aquí deberían quedar doce, hay nueve, ¿qué pasó?».
Con el libro delante, esa pregunta tiene respuesta en treinta segundos: tres salieron en una venta del martes, y las otras no se registraron nunca. Sin él, la conversación termina en una suposición.
Lo que está por acabarse se ve solo
A cada producto se le pone un mínimo — el número por debajo del cual hay que reponer. Cuando el stock lo cruza, el producto aparece en la bandeja de reposición, con un contador de cuántos están por debajo y cuántos ya en cero.
Es la otra cara del mismo problema: la merma por vencimiento es comprar de más, y la venta perdida es comprar de menos. Las dos se resuelven mirando el mismo dato a tiempo.
Qué hacer esta semana, tengas el sistema que tengas
Aunque no uses todavía ningún software, hay tres cosas que cambian el resultado y no cuestan nada:
- Separa por lote al recibir, no después. Cuando entra una compra, si ya hay stock de ese producto en el estante, la caja nueva va detrás. Treinta segundos al recibir ahorran una merma en seis meses.
- Fija un horizonte, no una fecha. «Revisar lo que vence en los próximos 90 días» es una tarea que se puede hacer; «revisar los vencimientos» no es una tarea, es una intención.
- Anota el costo del lote, no solo el precio de venta. El día que tengas que decidir si rematas un lote que vence, la única pregunta útil es cuánto pagaste por él.
Cómo se ve en SofTana
Cada lote entra con su fecha de vencimiento y su costo. Al vender, el descuento sale del lote que vence antes, sin que el vendedor tenga que elegir. El kardex guarda cada movimiento con su motivo, y el panel de inventario tiene la bandeja de reposición con el conteo de lo que está por debajo del mínimo.
Si el stock no cuadra, el libro dice por qué — y eso, en la práctica, es lo que convierte una discusión en una corrección.
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